Номенклатура товаров и услуг — каталог для автозаполнения
Каталог товаров и услуг для автозаполнения документов. Создайте номенклатуру один раз — артикулы, цены и НДС подставляются автоматически. Импорт CSV/XLSX. 14 дней бесплатно.
Номенклатура товаров и услуг — один раз занесите, используйте везде
Каждый раз при создании счёта или акта вбивать одни и те же позиции — «Бетон М300, 2 500 ₽/м³, НДС 20%» — отнимает много времени. Если у вас 50 и более позиций, это превращается в часы рутины и высокий риск ошибки в артикуле или ставке НДС. Сервис Autodocks (Автодокументы) предлагает простое решение: каталог товаров и услуг — справочник, из которого позиции подставляются в любые документы автоматически.
В этой статье подробно разберём, как устроен каталог номенклатуры, как он помогает экономить время предпринимателям, юристам, бухгалтерам и маркетологам, а также как настроить импорт данных за пару минут.
Зачем нужен каталог товаров и услуг
Ведение бизнеса неизбежно связано с регулярным выставлением счетов, заключением договоров и подписанием актов. Когда номенклатура товаров и услуг хранится в голове или в разрозненных таблицах, неизбежно возникают проблемы.
- Единый справочник: все товары, услуги и работы хранятся в одном месте, что исключает путаницу.
- Консистентность: одинаковые названия, артикулы и ставки НДС используются во всех документах без исключения.
- Скорость: выбор позиций из готового каталога происходит гораздо быстрее, чем ручной ввод.
- Актуальность цен: изменили цену в каталоге — во всех новых документах автоматически подтягивается новая актуальная стоимость.
Представьте ИП, который выставляет 30 счетов в месяц, причем в каждом из них от 5 до 10 позиций. Без каталога это означает от 150 до 300 ручных вводов. С каталогом нужные строки выбираются из списка за считанные секунды.
Как устроен каталог в Autodocks
Каталог товаров и услуг в системе разработан так, чтобы сделать учёт и подготовку документов максимально комфортными.
Карточка товара содержит следующие обязательные и дополнительные поля:
- Название — обязательный параметр для идентификации позиции.
- Артикул — используется для быстрого поиска и точного учёта.
- Описание — детальные характеристики и свойства позиции.
- Цена — указывается в рублях.
- Единица измерения — штуки, квадратные метры, килограммы или услуга (настраивается индивидуально).
- Ставка НДС — от 0 до 22% или вариант «Без НДС».
- Тип НДС — указывает, включён ли налог в цену или начисляется сверху.
- Категория — служит для удобной группировки (например, «Материалы», «Услуги», «Работы»).
- Группа — объединяет позиции внутри конкретного шаблона.
- Произвольные поля — любые дополнительные пользовательские данные в формате ключ-значение.
Интерфейс списка товаров включает удобный поиск по названию и артикулу, фильтрацию по категориям и сортировку. Если позиция временно не используется, её можно отправить в архив — товары не удаляются безвозвратно, и их можно восстановить в любой момент. Для массовых операций предусмотрена очистка каталога с возможностью восстановления данных в течение 48 часов.
Интеграция с шаблонами — как товары попадают в документы
Чтобы номенклатура товаров и услуг автоматически переносилась в готовые документы, используется гибкая привязка к табличным частям шаблонов.
- Привязка колонки таблицы к полю каталога: в редакторе шаблона для каждой колонки таблицы можно указать, какое именно свойство товара должно подставляться — название, артикул или единица измерения.
- Окно выбора товаров — открывается при заполнении табличной части формы. Поддерживает поиск по названию и артикулу, фильтрацию по категориям и мультивыбор для добавления нескольких позиций сразу.
- Быстрое создание: если нужного товара не оказалось в базе, его можно создать прямо из окна выбора, не покидая текущую форму заполнения.
Типичный рабочий сценарий выглядит следующим образом: вы создаёте счёт, выбираете нужный шаблон документа, в табличной части нажимаете кнопку выбора из каталога, отмечаете галочками 5 позиций — и цены вместе со ставками НДС подставляются автоматически. Остаётся только сформировать готовый документ.
Импорт и экспорт — как загрузить сотни позиций за минуту
Переносить существующую номенклатуру вручную не требуется. Система поддерживает полноценный импорт данных из файлов форматов CSV, XLS и XLSX.
- Автоматическое сопоставление колонок: если загружаемый файл содержит столбцы с понятными названиями вроде «Название», «Цена» или «НДС», система распознает их самостоятельно.
- Ручное сопоставление: если заголовки в вашем файле нестандартные, их можно сопоставить вручную за несколько кликов.
- Валидация: перед сохранением проверяются обязательные поля и правильность числовых форматов.
Для резервного копирования, переноса данных или аналитики доступен экспорт каталога в формат CSV со всеми заполненными полями. Например, если поставщик прислал свежий прайс-лист в Excel, загрузка занимает не больше 30 секунд, после чего номенклатура полностью готова к работе.
Лимиты по тарифам
Доступность каталога и объём хранимой номенклатуры напрямую зависят от выбранного тарифного плана Autodocks:
| Тарифный план | Лимит товаров в каталоге | Особенности работы с каталогом |
|---|---|---|
| Старт | 0 товаров | Каталог недоступен, позиции вбиваются вручную |
| Пробный период (14 дней) | До 200 товаров | Полный доступ ко всем функциям каталога и импорту |
| Про (990 ₽/мес) | До 1 000 товаров | Расширенный лимит для стабильного бизнеса |
| Бизнес (1 990 ₽/мес) | Безлимитно | Без ограничений по количеству позиций |
Типичные сценарии использования
Инструмент универсален и закрывает задачи самых разных специалистов:
- ИП-строитель: ведёт каталог строительных материалов (бетон, арматура, кирпич), благодаря чему счета и акты закрытия работ заполняются за секунды.
- Маркетинговое агентство: использует каталог услуг (настройка контекстной рекламы, SMM, поисковая оптимизация) для быстрого формирования коммерческих предложений.
- Юрист: хранит каталог типовых юридических услуг (консультация, составление искового заявления, представительство в суде) для автоматизации договоров.
- Бухгалтер на аутсорсе: настраивает номенклатуру бухгалтерских и консультационных услуг для обслуживания разных клиентов.
Заключение
Каталог товаров и услуг в Autodocks полностью избавляет от рутинной работы: достаточно один раз занести номенклатуру в систему, чтобы быстро и без ошибок использовать её во всех создаваемых документах.
Попробуйте все возможности сервиса бесплатно — активируйте 14 дней триала без привязки банковской карты и загружайте до 200 товаров в каталог уже сегодня.
